La réforme de la facturation électronique entre progressivement en application à partir de septembre 2026.
Si les entreprises anticipent déjà l’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques, un autre sujet suscite de nombreuses interrogations : la gestion des notes de frais.
Restaurant, hôtel, parking, péage, taxi ou encore séminaire professionnel : les règles de traitement des dépenses engagées par les salariés vont évoluer, notamment concernant la récupération de TVA et les justificatifs acceptés par l’administration fiscale.
Voici tout ce qu’il faut savoir pour comprendre les nouvelles obligations liées aux notes de frais et préparer votre entreprise à la réforme de l’e-invoicing.
Réforme de la facturation électronique : rappel du calendrier
La réforme pilotée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) prévoit que toutes les entreprises françaises devront progressivement :
- recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 ;
- émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2027 ;
- transmettre certaines données fiscales via l’e-reporting.
Cette réforme concerne directement les dépenses professionnelles réglées par les salariés dans le cadre de leurs missions.
Notes de frais : comment cela fonctionne aujourd’hui ?
Actuellement, lorsqu’un collaborateur engage une dépense professionnelle :
- il règle la dépense avec sa carte personnelle ou professionnelle ;
- il récupère un justificatif mentionnant la TVA ;
- il transmet ce justificatif à son employeur ;
- l’entreprise rembourse le salarié ;
- la TVA peut être récupérée selon les règles fiscales applicables.
Avec la généralisation de la facture électronique B2B, ce fonctionnement va évoluer.
Notes de frais inférieures à 150 € HT : ce qui change
Une facture électronique ne sera pas obligatoire
Pour les dépenses professionnelles inférieures à 150 € HT, le fournisseur ne sera pas obligé d’émettre une facture électronique normalisée.
Le salarié pourra toujours récupérer :
- un ticket de caisse ;
- une facturette ;
- un reçu papier ;
- un justificatif PDF.
Le fonctionnement restera donc relativement similaire à aujourd’hui pour les petites dépenses.
Attention : la TVA ne sera plus toujours récupérable
C’est le principal changement introduit par la réforme.
Même si le salarié transmet un justificatif valide à son entreprise, celui-ci ne permettra plus systématiquement de récupérer la TVA déductible.
Pour récupérer la TVA, l’entreprise devra idéalement disposer :
- d’une facture électronique ;
- établie au nom de l’entreprise ;
- contenant les informations obligatoires, notamment le numéro SIREN.
L’exception des notes de restaurant
Les dépenses de restauration inférieures à 150 € HT bénéficient d’une tolérance spécifique.
Dans ce cas précis, l’entreprise pourra continuer à utiliser le justificatif remis au salarié pour récupérer la TVA, même sans facture électronique.
Que doit faire le commerçant ?
Même lorsqu’aucune facture électronique n’est exigée, le fournisseur (restaurant, taxi, commerce, parking…) devra transmettre les données de vente à l’administration fiscale via l’e-reporting B2C.
Notes de frais supérieures ou égales à 150 € HT : nouvelles obligations
À partir de 150 € HT, les règles changent complètement.
Lorsqu’il s’agit d’une transaction entre :
- deux entités françaises ;
- assujetties à la TVA ;
- dans un cadre professionnel B2B,
le fournisseur aura l’obligation légale d’émettre une facture électronique B2B.
Comment fonctionnera l’e-invoicing pour les notes de frais ?
Concrètement, le salarié ne repartira plus forcément avec une facture papier.
La facture sera directement transmise :
- depuis le logiciel ou la caisse du fournisseur ;
- vers la Plateforme Agréée (PA) de l’entreprise cliente.
Pour cela, le commerçant devra disposer :
- du numéro SIREN de l’entreprise ;
- de son adresse de facturation électronique ou de sa Plateforme Agréée.
Cette facture électronique permettra ensuite :
- la récupération de TVA ;
- le traitement comptable automatisé ;
- le rapprochement bancaire ;
- l’archivage numérique.
Péages et parkings : quelles règles spécifiques ?
Paiement à une borne automatique
Lorsqu’un salarié paie :
- un péage ;
- ou un parking automatique,
le ticket délivré reste une simple facturette.
Même si le montant dépasse 150 € HT, l’automate ne peut généralement pas récupérer le numéro SIREN de l’entreprise.
Ces opérations relèveront donc de l’e-reporting et non de l’e-invoicing.
Le ticket devra être :
- conservé ;
- ou numérisé immédiatement.
Télépéage et abonnements professionnels
Les badges de télépéage, cartes carburant et autres abonnements professionnels fonctionneront différemment.
Les prestataires émettront de véritables factures électroniques B2B directement adressées à l’entreprise.
Frais kilométriques : hors champ de la réforme
Les indemnités kilométriques ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Les entreprises continueront à gérer :
- les barèmes kilométriques ;
- les déclarations internes ;
- les remboursements classiques.
Tableau récapitulatif : traitement des notes de frais après la réforme
| Type de dépense | Montant | Justificatif attendu | Traitement fiscal |
|---|---|---|---|
| Repas rapide, taxi, petit achat | Moins de 150 € HT | Ticket ou reçu | E-reporting B2C du commerçant |
| Restaurant inférieur à 150 € HT | Moins de 150 € HT | Ticket accepté | TVA récupérable |
| Hôtel, séminaire, grand repas d’affaires | 150 € HT ou plus | Facture électronique B2B | E-invoicing obligatoire |
| Péage automatique | Tous montants | Ticket automate | E-reporting |
| Télépéage / cartes carburant | Tous montants | Facture électronique | E-invoicing |
| Frais kilométriques | Tous montants | Déclaration interne | Hors réforme |
Comment préparer la gestion des notes de frais en entreprise ?
Former les collaborateurs
Les salariés devront être sensibilisés à plusieurs points essentiels :
- connaître le seuil des 150 € HT ;
- transmettre le SIREN de l’entreprise ;
- vérifier que la facture est bien établie au nom de l’entreprise ;
- éviter les erreurs de caisse empêchant la récupération de TVA.
Exemple : un hôtel à 300 € payé sans transmettre le SIREN pourrait empêcher l’émission correcte de la facture électronique.
Généraliser la numérisation des justificatifs
Pour les dépenses inférieures à 150 € HT, il reste fortement conseillé de numériser immédiatement les tickets papier via une application mobile certifiée.
Cette démarche permet :
- de sécuriser les justificatifs ;
- de garantir leur valeur probante ;
- de simplifier les contrôles comptables ;
- d’éviter la perte des reçus.
À défaut d’outil certifié, les originaux papier devront être conservés.
Mettre en place des délais de transmission rapides
Avec l’arrivée des flux continus liés à l’e-invoicing, les services comptables devront rapprocher rapidement :
- les paiements ;
- les notes de frais ;
- les factures électroniques.
Des délais trop longs compliqueront :
- les rapprochements bancaires ;
- les déclarations de TVA ;
- les contrôles comptables.
Attention au risque de double paiement
La réforme introduit un nouveau risque majeur pour les PME.
Exemple :
- le salarié règle un hôtel avec sa carte personnelle ;
- l’hôtel transmet également une facture électronique directement à l’entreprise.
Sans contrôle automatisé, l’entreprise peut :
- payer la facture fournisseur ;
- puis rembourser le salarié une seconde fois.
Pour éviter cette situation, il devient indispensable d’utiliser des outils capables de :
- rapprocher les paiements ;
- centraliser les notes de frais ;
- associer les factures électroniques aux dépenses collaborateurs.
Quels outils adopter pour être conforme à la réforme ?
Les entreprises ont intérêt à s’équiper de solutions capables de :
- recevoir les factures électroniques ;
- gérer les notes de frais dématérialisées ;
- automatiser la saisie via OCR ;
- centraliser les justificatifs ;
- transmettre les statuts des factures (« approuvée », « refusée », « payée ») ;
- sécuriser la récupération de TVA.
Conclusion : anticiper dès maintenant la réforme des notes de frais
La réforme de la facturation électronique va profondément transformer la gestion administrative et comptable des entreprises françaises.
Dès septembre 2026, les notes de frais devront être traitées différemment selon :
- leur montant ;
- le type de dépense ;
- les règles d’e-invoicing ou d’e-reporting applicables.
Pour les TPE et PME, l’anticipation sera essentielle afin :
- d’éviter les erreurs de TVA ;
- de sécuriser les remboursements ;
- de limiter les risques de double paiement ;
- et de garantir la conformité fiscale de l’entreprise.
Mettre en place des outils adaptés et former les équipes sera indispensable pour réussir cette transition vers la facturation électronique.
Valto, expert-comptable
